ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ ЯК ІНСТРУМЕНТ УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ В КОМПАНІЇ

Анотація

Метою статті є аналіз особливостей впровадження електронного документообігу в компаніях, визначено його роль у вдосконаленні інформаційних процесів. У сучасному світі, з розвитком інформаційних технологій, електронний документообіг стає важливим елементом функціонування компаній, який охоплює всі етапи життєвого циклу документів від їхнього створення до зберігання та архівування. Проте, попри інтенсивне впровадження електронного документообігу, існують численні проблеми, пов’язані з його оптимізацією. Методика. У рамках дослідження використано такі методи, як: системний аналіз, що дозволив оцінити місце документообігу в загальній структурі управління інформацією; емпіричні дослідження, які ґрунтуються на аналізі сучасних інструментів електронного документообігу та технологічних процесів компанії, даних щодо швидкості та якості обробки документів у компаніях. Результати. У статті досліджено електронний документообіг як ключовий інструмент оптимізації управління інформаційними процесами в сучасних компаніях. З огляду на зростаючі вимоги до швидкості, прозорості та безпеки обміну інформацією, впровадження електронного документообігу стає необхідною умовою для підвищення ефективності роботи компаній. За результатами виконаного аналізу визначено проблеми, як то: захист безпеки, інтеграції з іншими інформаційними системами, стандартизації та правового регулювання. Розв’язання цих питань дозволить підвищити ефективність роботи з документами, удосконалити захист від несанкціонованого доступу та фальсифікації документів, а також забезпечить більш чіткий контроль за рухом документів і швидкістю їхньої обробки. Наукова новизна. У статті обґрунтовано доцільність впровадження прогресивних та безпечних електронних підписів, таких як біометричні або багаторівневі підписи, створення чітких автоматизованих маршрутів затвердження документів тощо. Також, автором запропоновано алгоритм оптимального електронного документообігу, який дозволить ефективно організувати документообіг, мінімізуючи помилки, затримки та витрати часу на управління документами, забезпечити повний контроль за рухом документів і прозорість процесів;підвищити безпеку інформації за допомогою використаного шифрування та електронного підпису, що підвищує загальну ефективність роботи компанії. Практична значимість. Результати дослідження можуть бути використані у практиці менеджерів, керівників ІТ-відділів та адміністраторів систем документообігу з метою підвищення ефективності управління компанією через цифровізацію основних процесів.